Codice Etico e di Condotta

 

PREMESSA

Polysense Innovations srl è consapevole del ruolo sociale assunto dalle imprese nel “sistema paese” e pertanto è molta attenta alle esigenze della collettività. I principi che fin dalla sua recente costituzione sono alla base del suo lavoro vengono raccolti formalmente in un Codice Etico di Comportamento nella convinzione che un sistema virtuoso nasca da comportamenti individuali virtuosi e quotidiani, attraverso il rispetto delle norme e la valorizzazione delle persone.

Questo Codice Etico rappresenta, quindi, un elemento distintivo ed identificativo nei confronti del mercato e dei terzi.

FINALITÀ E DESTINATARI

Il presente Codice Etico (di seguito, il “Codice“) illustra l’insieme dei principi etici e morali che  sono alla base dell’attività di Polysense Innovations srl (di seguito, “Società”) nonché le linee di comportamento adottate dalla Società sia all’interno della propria attività (nei rapporti tra i collaboratori) sia all’esterno (nei rapporti con le istituzioni, i fornitori, i clienti, i partner commerciali, le organizzazioni politiche e sindacali nonché gli organi d’informazione (di seguito, i “Portatori di Interessi“).

Polysense Innovations srl crede fermamente nel principio sancito dall’art. 41 della Costituzione, in base al quale l’iniziativa economica privata “non può svolgersi in contrasto con l’utilità sociale o in modo da recare danno alla sicurezza, alla libertà, alla dignità umana.“

Il presente Codice è vincolante peri componenti dell’organo amministrativo, i soci e i dipendenti di Polysense Innovations srl, e per tutti coloro che operano e collaborano, a qualunque titolo, per conto della Società (di seguito, i “Destinatari”).

Al Codice verrà data ampia diffusione nell’ambito della struttura di governance aziendale interna, e larga comunicazione all’esterno, anche attraverso il proprio sito internet.

Polysense Innovations srl si impegna altresì ad adottare ogni disposizione affinché possano essere puntualmente diffusi ed applicati i principi e le prescrizioni del Codice.

 

1        PRINCIPI GENERALI

La condotta dei Destinatari, a tutti i livelli aziendali, è improntata ai principi di legalità, correttezza, non discriminazione, riservatezza, diligenza, e lealtà.

Polysense Innovations srl opera nell’assoluto rispetto della legge e del presente Codice. Tutti i Destinatari, sono pertanto tenuti a osservare ogni normativa applicabile e ad aggiornarsi costantemente sulle evoluzioni legislative. La Società considera la trasparenza un principio fondamentale per la sua attività e tutti i Destinatari devono dare l’esempio nei rapporti interni ed esterni.

1.2       Correttezza

La correttezza e l’integrità morale sono un dovere per tutti i Destinatari.

I Destinatari sono tenuti a non instaurare alcun rapporto privilegiato con terzi, che sia frutto di sollecitazioni esterne finalizzate ad ottenere vantaggi impropri.

Nello svolgimento della propria attività i Destinatari non devono accettare donazioni, favori o utilità di alcun genere (salvo oggetti di modico valore) e non devono accettare contropartite comunque qualificabili al fine di concedere vantaggi a terzi in modo improprio.

A loro volta, i Destinatari non devono effettuare donazioni in denaro o di beni a terzi (salvo oggetti di modico valore oppure omaggi di cortesia commerciale autorizzati dalla Società) o comunque offrire utilità o favori illeciti di alcun genere in connessione con l’attività da essi prestata a beneficio di Polysense Innovations srl.

1.3       Non Discriminazione

Nei rapporti con Portatori di Interessi ed in particolare nella selezione e gestione del personale, nell’organizzazione lavorativa, nella scelta, selezione e gestione dei fornitori, nonché nei rapporti con gli Enti e le Istituzioni, Polysense Innovations srl evita e ripudia ogni discriminazione concernente l’età, il sesso, la razza, gli orientamenti sessuali, lo stato di salute, le opinioni politiche e sindacali, la religione, la cultura e la nazionalità dei suoi interlocutori.

Polysense Innovations srl favorisce l’integrazione, il dialogo interculturale, la tutela dei diritti delle minoranze e dei soggetti deboli ispirandosi al suo principio base di migliorare il mondo attraverso comportamenti individuali virtuosi

1.4       Riservatezza

Polysense Innovations srl si impegna ad assicurare la protezione e la riservatezza dei dati personali dei Destinatari e dei Portatori di Interessi, nel rispetto di ogni normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali.

I Destinatari sono tenuti a non utilizzare informazioni riservate, apprese in ragione della propria attività lavorativa, per scopi estranei all’esercizio di tale attività, e comunque ad agire sempre nel rispetto degli obblighi di riservatezza assunti da Polysense Innovations srl nei confronti di tutti i Portatori di Interessi.

1.5       Diligenza e fiducia

Il rapporto tra Polysense Innovations srl ed i propri collaboratori è fondato sulla reciproca fiducia: i collaboratori sono, pertanto, tenuti a operare per favorire gli interessi dell’azienda, nel rispetto dei valori di cui al presente Codice.

I Destinatari devono astenersi da qualsiasi attività che possa configurarsi in conflitto con gli interessi di Polysense Innovations srl rinunciando al perseguimento di interessi personali in conflitto con i legittimi interessi della Società.

Nei casi in cui si possa raffigurare la possibilità di sussistenza di un conflitto di interessi, i Destinatari sono tenuti a rivolgersi, senza ritardo, all’organo amministrativo affinché l’azienda possa valutare, ed eventualmente autorizzare, l’attività potenzialmente in conflitto.

Nei casi di violazione, la Società adotterà ogni misura idonea a far cessare il conflitto di interessi, riservandosi di agire a propria tutela.

1.6       Concorrenza leale

Polysense Innovations srl ed i Destinatari si impegnano ad operare sul mercato con spirito di lealtà in modo tale da contribuire alla creazione di un mercato concorrenziale sano, leale, rispettoso della normativa nazionale e comunitaria, con la consapevolezza che una concorrenza virtuosa rappresenti un naturale stimolo ai processi di innovazione e sviluppo sempre tutelando gli interessi dei consumatori e della collettività.

 

2        RAPPORTI CON I COLLABORATORI

2.1       Selezione

Polysense Innovations srl confida di crescere nel breve termine e già da questo momento ritiene che la selezione del personale sarà effettuata secondo correttezza e trasparenza, rispettando le pari opportunità, il talento e il merito e cercando di coniugare le esigenze societarie con le aspirazioni e le aspettative dei candidati, pertanto si utilizzeranno criteri oggettivi per stabilire chi collaborerà con l’azienda.

I collaboratori avranno immediatamente accesso alla lettura del presente Codice al fine di condividere e sposare sin dal primo momento i suoi principi.

2.2       Gestione

Polysense Innovations srl tutela e valorizza le proprie risorse umane, impegnandosi a mantenere costanti le condizioni necessarie per la crescita professionale, le conoscenze e le abilità di ogni persona, favorendo qualsiasi iniziativa volta a perseguire tale scopo.

Ferma restando la massima disponibilità nei confronti della Società, nessun collaboratore può essere obbligato a eseguire mansioni, prestazioni o favori non dovuti in base al proprio contratto di lavoro ed al proprio ruolo all’interno dell’azienda.

La Società si impegna fermamente a contrastare episodi di mobbing, stalking, violenza psicologica ed ogni comportamento discriminatorio o lesivo della dignità della persona dentro e fuori i locali aziendali. I rapporti tra i collaboratori devono svolgersi con lealtà, correttezza e rispetto reciproco.

 

3        AMBIENTE DI LAVORO

Polysense Innovations srl si impegna ad offrire ai propri collaboratori un ambiente di lavoro sano, sicuro e rispettoso della dignità dei lavoratori.

La sicurezza sui luoghi di lavoro è assicurata attraverso la rigorosa applicazione delle disposizioni previste dalla legge in vigore.

 

4        GESTIONE DELL’IMPRESA

4.1       Osservanza delle procedure interne

Polysense Innovations srl ritiene che l’efficienza gestionale e la cultura del controllo siano elementi indispensabili per il raggiungimento degli obiettivi.

I Destinatari sono tenuti alla rigorosa osservanza delle procedure e delle istruzioni interne all’azienda. I Destinatari devono agire in base ai rispettivi profili di autorizzazione e devono conservare ogni idonea documentazione per tenere traccia delle azioni intraprese per conto dell’azienda.

4.2       Gestione contabile

Nell’attività di gestione contabile, i Destinatari sono chiamati ad agire nel rispetto dei principi di veridicità, accuratezza e trasparenza, affinché sia tutelata la reputazione di Polysense Innovations srl sia internamente che esternamente. Il rispetto di tali principi consente altresì all’azienda di pianificare le proprie strategie operative in base alla sua reale situazione economica e patrimoniale.

Tutte le voci riportate in contabilità devono essere, pertanto, supportate da documentazione completa, chiara e valida, evitando qualsiasi forma di omissione, falsificazione e/o irregolarità.

In caso di elementi patrimoniali o economici fondati su valutazioni e stime, la relativa registrazione deve ispirarsi a criteri di ragionevolezza e prudenza.

4.3       Comunicazione

Polysense Innovations srl provvede a mettere a disposizione dei Portatori di Interesse idonei strumenti di comunicazione attraverso i quali poter interagire con l’azienda per inoltrare richieste, chiedere chiarimenti o effettuare reclami. Le informazioni diffuse ai Portatori di Interessi sono accurate affinché sia consentito ai destinatari di assumere decisioni corrette e consapevoli.

La promozione pubblicitaria di Polysense Innovations srl rispetta i valori etici, tutelando i minori e ripudiando messaggi volgari o offensivi.

 

5        RAPPORTI CON L’ESTERNO

5.1       Rapporti con Autorità e Pubbliche Amministrazioni

I rapporti con le Autorità e con la Pubblica Amministrazione devono essere improntati alla massima chiarezza, trasparenza e collaborazione, nel pieno rispetto della legge e secondo il principio del comportamento individuale virtuoso già più volte indicato. I Destinatari, salva espressa autorizzazione dell’organo amministrativo, non possono relazionarsi in nome e per conto di Polysense Innovations srl con le Autorità e con la Pubblica Amministrazione. Nei rapporti con i Pubblici Ufficiali e la Pubblica Amministrazione in generale, i Destinatari autorizzati si atterrano a massimi livelli di correttezza e integrità, astenendosi da qualsiasi forma di pressione, esplicita o velata, finalizzata a ottenere qualsiasi vantaggio indebito per sé o per Polysense Innovations srl.

A tal proposito i Destinatari autorizzati saranno tenuti a osservare strettamente quanto disposto dal presente Codice, nonché, più in generale, a quanto previsto dalle direttive impartite dal management di Polysense Innovations srl.

5.2       Rapporti con organizzazioni politiche e sindacali

Polysense Innovations srl non favorisce e non discrimina alcuna organizzazione politica o sindacale e si astiene dal fornire qualsiasi contributo indebito sotto qualsiasi forma a partiti, sindacati o altre formazioni sociali, salvo specifiche deroghe e comunque sempre nei limiti di quanto consentito dalle norme vigenti. I Destinatari, nel rispetto delle garanzie costituzionali della libertà individuale, sono tenuti ad astenersi da qualsiasi forma di pressione diretta nei confronti di esponenti politici o rappresentanti sindacali.

5.3       Rapporto con clienti e fornitori

I Destinatari si rapportano con i terzi con gentilezza e professionalità, perché anche dalla loro condotta dipende la tutela dell’immagine e della reputazione dell’azienda e conseguentemente il raggiungimento degli obiettivi aziendali. In particolare, i Destinatari devono astenersi da qualsiasi forma di comportamento sleale o ingannevole che possa indurre i clienti o i fornitori a fare affidamento su fatti o circostanze infondati.

I Destinatari sono tenuti impegnarsi con costanza per offrire servizi puntuali e di alta qualità ai clienti, cercando di limitare qualsiasi forma di disservizio o ritardo per massimizzare la soddisfazione della clientela.

Le relazioni con i fornitori sono improntate a lealtà, correttezza e trasparenza. La scelta dei fornitori viene effettuata in base a criteri oggettivi di economicità, opportunità ed efficienza. I Destinatari devono porre in essere ogni controllo possibile affinché anche fornitori e clienti siano in grado di rispettare i principi etici fondamentali di cui al presente Codice.

 

6        SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO

Il rispetto delle prescrizioni del presente Codice è affidato alla prudente, ragionevole ed attenta sorveglianza di ciascuno dei Destinatari, nell’ambito dei rispettivi ruoli e funzioni all’interno dell’azienda. Tutti i Destinatari sono invitati a riportare al management i fatti e le circostanze potenzialmente in contrasto con il presente Codice.

Il management di Polysense Innovations srl e gli organi all’uopo preposti adottano ogni necessaria misura per porre fine alle violazioni, potendo ricorrere a qualsiasi provvedimento disciplinare nel rispetto della legge e dei diritti dei lavoratori, ivi inclusi i diritti sindacali.

 

7        LINEE GUIDA DEL SISTEMA SANZIONATORIO

Il sistema di controllo interno è orientato all’adozione di strumenti e metodi volti a contrastare i potenziali rischi aziendali, al fine di garantire il rispetto non solo delle leggi, ma anche delle disposizioni e procedure interne. Infatti, la violazione dei principi fissati nel Codice e nelle procedure indicate nei controlli interni compromette il rapporto fiduciario tra la Società ed i propri amministratori, consulenti, collaboratori a vario titolo, clienti, fornitori, partner commerciali e finanziari. Tali violazioni saranno quindi immediatamente perseguite da Polysense Innovations srl in maniera tempestiva, mediante l’adozione di provvedimenti disciplinari adeguati e proporzionati.

Gli effetti delle violazioni del Codice Etico e dei protocolli interni devono essere tenuti in considerazione da tutti coloro che, a qualsiasi titolo, intrattengono rapporti con Polysense Innovations srl. A seconda della gravità della condotta posta in essere dal soggetto coinvolto in una delle attività illecite previste dal Codice, Polysense Innovations srl provvederà a prendere i provvedimenti opportuni, indipendentemente dall’eventuale esercizio dell’azione penale da parte dell’autorità giudiziaria.

Fermo quanto sopra esposto, i comportamenti in violazione del Codice Etico costituiscono: o grave inadempimento per il personale eventualmente subordinato con le sanzioni, applicate a seconda della gravità, previste dal CCNL di categoria (rimprovero verbale, rimprovero scritto, multa non superiore a tre ore di retribuzione, sospensione dal lavoro e dalla retribuzione fino ad un massimo  di tre giorni  lavorativi,  licenziamento  per giusta causa o giustificato motivo); nel caso di pendenza dell’azione penale ovvero di esecuzione di un provvedimento restrittivo della libertà personale assunto nei confronti del dipendente, prima di adottare il provvedimento disciplinare, potrà essere adottata la sanzione della sospensione dal servizio e dalla retribuzione, per la durata corrispondente all’esito dell’azione penale ovvero fino al termine della durata del provvedimento restrittivo della libertà personale; o  giusta causa per revoca del mandato agli amministratori; o causa di risoluzione immediata del rapporto, nei casi più gravi, per i collaboratori esterni e parasubordinati; o causa di risoluzione immediata del rapporto, nei casi più gravi, per i fornitori, appaltatori e subappaltatori.

L’individuazione e l’applicazione delle sanzioni terrà sempre conto dei principi generali di proporzionalità e di adeguatezza rispetto alla violazione contestata.

In tutte le suddette ipotesi, Polysense Innovations srl si riserva altresì il diritto di esercitare tutte le azioni che riterrà opportune per il risarcimento del danno subito in conseguenza del comportamento in violazione del Codice Etico.